RECIBO DE ADIANTAMENTO

Imagine que você compre um passeio de terceiros por R$ 200 e venda por R$ 240. Se você tiver que pagar imposto sobre o valor cheio, sua margem que já é pequena será ainda menor. Nesse caso seria muito mais justo pagar imposto somente sobre o lucro bruto.

O Recibo de Adiantamento a Terceiros é justamente isso. Nele são discriminados os custos de terceiros para que você pague imposto somente sobre sua receita real.

Vamos supor que você deseje emitir uma fatura de R$ 1.500, mas R$ 1.000 são serviços próprios (100% de incidência) e R$ 500 são serviços de terceiros (20% de margem estimada).

Nesse caso o Sistema emite uma fatura e uma nota fiscal eletrônica de R$ 1.100 e um Recibo de Adiantamento a Terceiros de R$ 400, fechando o boleto/cobrança de R$ 1.500.

Tudo isso feito automaticamente!

No entanto salientamos que cuidamos somente das questões técnicas (rotinas do software). Validade e outras questões jurídicas devem ser consultadas junto a um advogado ou contador ou mesmo junto a Receita Federal ou prefeitura do município.

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Telas de recibos de adiantamento:

CONTAS A PAGAR

Sendo o Expert Turismo e Lazer um Sistema todo integrado, o Contas a Pagar também não poderia deixar de sê-lo:

Diariamente você escalará motoristas e guias. Próximo das datas de pagamento você gerará esses valores (consolidados) no Contas a Pagar. Por ex, se um motorista fez 10 serviços de R$ 100 cada, o Sistema gerará uma única conta de R$ 1.000.

No lançamento de uma conta “normal”, você mesmo informa o valor. Mas no caso de baixa de Vouchers, você informa o período e o próprio Sistema lista os vouchers e faz a soma para você. Quando você quita a conta, o Expert automaticamente baixa todos os vouchers relacionados. É possível emitir relatório de vouchers em aberto bem como histórico por fornecedor.

Você precisará lançar manualmente apenas as contas “normais” de salários, despesas fixas, impostos, abastecimento, etc.

No caso de despesas que se repetem todo mês com o mesmo valor (aluguel, contabilidade, financiamentos, etc) você pode gerar vários vencimentos de uma só vez. Depois é só quitar.

No caso de despesas de veículos (abastecimentos, seguros, manutenção, impostos, etc), você poderá lançar a conta fechada mas contabilmente poderá subdividir por placa. Assim terá a correta contabilidade dos veículos.

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Baixa

Uma vez lançada no Sistema, quando for pagar, basta localizar e marcar pago. Você tem 3 datas no Sistema:

– Data de competência (referência)
– Data de vencimento
– Data de pagamento

Vamos considerar uma conta de salário de setembro que é paga em outubro. Você poderia ter 3 datas diferentes:

– Data de competência ou referência: 30/09
– Data de vencimento: 02/10
– Data de pagamento: 03/10

Para fins de apuração de resultado (DRE) é considerado a data de competência (data de referência). Para fins de caixa ou banco é considerado a data de pagamento.

Também há um bloqueio a nível de data para evitar que você altere por engano contas antigas. Isso também é uma segurança que outros usuários não vão poder alterar movimento antigo ou já fechado. E obviamente, usuários não autorizados não vão poder nem abrir o Contas a Pagar. E por último há a possibilidade de conceder acesso Somente Leitura para alguns usuários (poder consultar mas não alterar).

Quando você baixa também é possível imprimir cheques ou gerar movimento bancário.

Recibo

Para qualquer conta lançada no Sistema você pode emitir recibo, que é bem mais conveniente que ficar fazendo recibos manuais.

Por ex, você gerou os valores de guias a pagar. Quando o guia vem receber, você imprime o recibo para ele assinar. E isso vale para qualquer conta, de uma faxineira ao pagamento de um aluguel, por exemplo.

Relatórios

Você conta com relatórios de contas a pagar bem como histórico por fornecedor.  Além disso, você terá inúmeras opções de busca: por fornecedor, por forma de pagamento, por descrição, por número do documento, por número do cheque, por período e até mesmo por faixa de valores (por ex todas as contas entre R$ 550 e R$ 560).recursos e terá paz e tranquilidade para cuidar dos seus negócios.

Conclusão

Ninguém consegue escapar das contas mas com um bom controle você otimizará seus recursos e terá paz e tranquilidade para cuidar dos seus negócios.

Telas do contas a pagar:

CAIXA GERAL

No Sistema você pode ter vários caixas de vendas (também chamados de caixas menores) e um caixa geral (também chamado caixa maior). Qualquer caixa menor pode receber vendas e pagar comissões e despesas diversas.

Quando um caixa de vendas é fechado o seu resumo passa para o caixa geral. Vamos supor que um determinado caixa menor teve 20 recebimentos e 5 pagamentos de comissões numa determinada data e turno.

O resumo final dessas 20 vendas e 5 comissões passa para o caixa maior.

O caixa maior, por sua vez, além de receber os resumos dos caixas de vendas também processa todos os pagamentos feitos pelo financeiro (em cash).

O saldo do livro caixa maior deve corresponder ao total em efetivo de posse da agência.

Valores levados para o banco devem ser transferidos através de uma rotina especial para isso. E valores levados para a casa dos donos, por ex, devem ter sua saída lançada no Sistema (que não afetará o resultado contábil pois trata-se meramente de uma transferência de dinheiro).

Expert, te auxiliando a ter um bom controle de caixa.

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Telas de caixa geral:

IMPRESSÃO DE CHEQUES

Se você tem um alto volume de pagamentos com cheques, pode ser interessante imprimi-los pelo Sistema. Não é preciso uma impressora especial para isso. Geralmente é possível imprimir na maioria das impressoras jato de tinta, laser e multifuncionais do mercado.

Após configurado pela primeira vez, basta você colocar a folha na impressora, dar o comando e o cheque sai impresso. Em seguida você também imprime a cópia de cheque, que você pode guardar na agência ou enviar para a contabilidade no final do mês.

Mas o programa de impressão de cheques é muito mais que isso. Ao pegar o talão no banco você dá entrada no estoque de cheques. Por ex, você informa folha inicial 5001, folha final 5020 e 20 cheques são gerados no estoque. Cada cheque impresso é baixado do estoque. A qualquer momento você pode tirar um relatório Posição de Cheques em que aparece onde cada cheque foi utilizado e também as folhas em branco.

Não existe cheque avulso. Todo cheque está vinculado a uma ou mais despesas. Expert, te auxiliando também a ter um bom controle de cheques.

Ao solicitar a impressão de cheques, você informa um período ou fornecedor para pesquisa e marca as contas que quer pagar com aquele cheque. Também pode marcar para o cheque sair Nominal e Cruzado.

Vamos supor que você tenha 3 contas em aberto de R$ 1.000 cada com um determinado fornecedor e deseje pagá-las com um único cheque. Você marca as 3 contas, informa a conta e o número do cheque e o Expert imprime um único cheque de R$ 3.000 (bem como a cópia do cheque em seguida).

Se você informar um número de cheque inexistente ou já utilizado, o Sistema não aceita.

Mais tarde, quando você pesquisar qualquer uma dessas contas, vai aparecer na tela a conta e o número do cheque utilizados.

E quando você abrir o Controle Bancário, esses cheques serão automaticamente gerados como débitos na conta.

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Mesmo que você não imprima os cheques fisicamente, é interessante você simular a impressão pelo Sistema, pelo alto controle que você terá e pela possibilidade de imprimir as cópias de cheques.

E não há limite de quantas contas você pode ter no Sistema.

Telas de impressão de cheques:

CONTROLE BANCARIO

Assim como o fechamento de caixa (dinheiro em efetivo), é muito importante fechar os saldos das contas bancárias. Um financeiro eficiente fecha os saldos do caixa e dos bancos todo dia pelo Sistema.

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No Controle Bancário não se lança nada. Tudo já vem gerado das outras telas:

– Recebimento de consumidor final via depósito
– Quitação de cartões de crédito
– Baixa de faturas recebidas via banco
– Contas pagas via transferência ou débito em conta (inclusive despesas bancárias)
– Cheques impressos pelo Sistema
– Transferências caixa -> banco ou vice-versa

O único tipo de lançamento feito diretamente no Controle Bancário é um eventual ajuste de saldo.

Com todos esses dados sendo gerados a partir das outras telas, a única coisa que você precisa fazer no final é tirar o Extrato Bancário e conferir o saldo.

Expert, te ajudando a ter um bom controle bancário.

No banco do Expert você terá 3 saldos:

– O saldo do Sistema
– O total de lançamentos não conciliados
– O saldo do Banco

Vamos supor que você tenha R$ 60.000 na conta mas ainda não caíram R$ 10.000 de cheques que já poderiam ter sido descontados. O saldo real que você pode contar é R$ 50.000.

O Extrato Bancário do Sistema te apresentará esses 3 saldos:

– Saldo do Sistema: R$ 50.000 (o saldo que você pode contar)
– Saldo não conciliados: R$ 10.000 (cheques emitidos mas ainda não compensados)
– Saldo do Banco: R$ 60.000 (tem que bater com o banco)

E claro, quando você ver que um cheque caiu, você vai no Controle Bancário e informa que ele foi compensado.

Telas do controle bancário:

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